Referat OU1-møte 20. februar 2020 

Til stede 

Kai Tangen Delta  

Arne Løseth Fagforbundet  

Leiv Sigmund Hope Diakonforbundet  

Anders Hovind Creo  

Marit Halvorsen Hougsnæs KA, leder  

Marianne LiaklevKA  

Ingrid B. Tenfjord KA  

Øystein Dahle KA  

Silje L. Hjeldsbakken Sekretær  

 

Saksliste 

OU-sak 01/20 Godkjenning av innkalling og saksliste 

Vedtak:  

Innkallingen og saksliste godkjennes.  

 

OU-sak 02/20 Orienteringssaker 

• OU1-styret. Referat fra møtet 27.11.19 ligger vedlagt. Referatet ble godkjent i egen e-postrunde.  

• FUM – Fagutvalg for kirkemusikk. Referatet fra møtet 06.02.20 ligger vedlagt.  

• FKU – Fagutvalg for kirkelig undervisning. Fagutvalget har sitt neste møte i slutten av februar.   

• Driftsstyret for Kirketjener- og gravplass-skolen. Driftsstyret hadde møte 12.02.20, men referatet er ikke klart.   

• Komite for Fagdager for kirketjenere. Referatet fra møtet 15.01.20 ligger vedlagt.  

• OU2-styret. Referatet fra møtet 28.11.19 ligger vedlagt.  

• Oppdatering om e-læring i forbindelse med arbeidstid på leir  

• Behov for nytt medlem, oppnevnt av KA, i Fagutvalget for kirkelig undervisning  

• Nytt medlem av FUD, oppnevnt av Diakonforbundet: diakon Anne Elisabeth Lønningen 

Vedtak: 

Sakene tas til orientering. 

 

OU-sak 03/20 Regnskapsrapport pr. 31.12.2019 

Vedlegg: Regnskapsrapport pr. 31.12.2019 

I 2019 hadde OU-styret et overskudd på 1 392 976,-.  

Kommentarer fra styret:  

Budsjettet i regnskapet fremstår som lite konkretisert på kostnadspostene knyttet til fagutvalgene.  

OU-styret ber sekretariatet om å utarbeide en felles mal for budsjett og regnskap til bruk for alle fagutvalgene.  

Vedtak: 

Regnskapet for 2019 godkjennes, med enkelte redaksjonelle endringer.  

OU-styret ber fagutvalgene bruke samme mal ved utarbeidelse av budsjett og regnskap.  

 

OU-sak 04/20 Årsrapport 2019 

Vedlegg: Årsrapport OU-styret 2019 

Det er utarbeidet en årsrapport for OU-styret i 2019.  

Kommentarer fra styret:  

Det hadde vært hensiktsmessig med bilder i årsrapporten.  

Vedtak: 

Årsrapporten, med redaksjonelle endringer, fra 2019 godkjennes.  

Det legges til bilder i årsrapporten.  

 

OU-sak 05/20 innstillingskomite stipender  

Fra administrasjonens presentasjon:  

Det foreslås at det, som tidligere, oppnevnes en komite som fremlegger et forslag til fordeling av midler til stipender for OU-styret.  

Det foreslås at en representant fra arbeidstaker og arbeidsgiver sitter i komiteen, samt OU-sekretæren.  

KA vil foreslå at Linn Maria Kierulf, seniorrådgiver i KA, er arbeidsgivers representant i komiteen.  

Kommentarer fra styret:  

Arbeidstakerorganisasjonenes representant oppgis i etterkant av møtet. Det er eventuelt aktuelt at en representant fra Delta trer inn i komiteen.  

Vedtak:  

OU-styret vedtar at innstillingskomiteen består av Linn Maria Kierulf og en representant fra arbeidstakerorganisasjonene.  

 

OU-sak 06/20 Programkomite OU-konsultasjon  

Fra administrasjonens presentasjon:  

Det foreslås at det oppnevnes en komite til å utarbeide program for høstens OU-konsultasjon.  

Det foreslås at to representanter for arbeidstaker og arbeidsgiver er i komiteen, samt OU-sekretæren.  

Kommentarer fra styret:  

Delta kan gjerne stille med en person i komiteen. Leiv Sigmund undersøker om Harald Skarsaune i KUFO har anledning til å sitte i utvalget.  

KA stiller med Marianne Liaklev og Øystein Dahle i komiteen.  

Styret løfter blant annet frem temaer knyttet til ny tros- og livssynssamfunnslov, ny organisering av Den norske kirke, rekruttering til kirkelige stillinger, arbeidsmarkedet i Den norske kirke, osv. som mulige programposter på konsultasjonen.   

Vedtak:  

Programkomiteen for OU-konsultasjonen består av Marianne Liaklev (KA), Øystein Dahle (KA) og to representanter fra arbeidstakerorganisasjonene. Representantene fra arbeidstakerorganisasjonene meldes inn til sekretær i etterkant av møtet.  

 

OU-sak 07/20 Plan for OU-styrets arbeid 2020  

Vedlegg: Foreløpig vedtatt plan for 2020  

Fra administrasjonens presentasjon:  

På OU-møtet 27. november 2019, ble en foreløpig plan for 2020 vedtatt. Styret ønsket imidlertid å revidere planen på første møte i 2020.  

Kommentarer fra styret:  

Det foreslås at det i november søkes om tillitsvalgtmidler for både 2020 og 2021. OU-styret ønsker å etablere en rutine der det søkes om tillitsvalgtmidler i forkant av det året opplæringen skal gjøres. Det foreslås at søknadene sendes inn 15. november og at det behandles endelig på første møte neste år. I 2020 gis det støtte med tilbakevirkende kraft.  

På forrige OU-møtet ble det nedsatt flere potensielle OU-kurs. OU-styret foreslår at det ikke avholdes kurs i arbeidsmiljø og konflikthåndtering i 2020. Dette kurset foreslås derfor fjernet fra planen for OU-styrets arbeid i 2020.  

Det ble på forrige OU-møte foreslått et mulig kurs i saksbehandling. Målgruppen for kurset er administrativt personell. OU-styret er imidlertid usikre på hva slags opplæring som er nødvendig for målgruppen. Fagforbundet, Delta og KA vil derfor foreta en kvalitativ undersøkelse med sine medlemmer for å avklare hvilke kompetanseutviklingsbehov målgruppen har. Behovene avklares før neste OU-møte.  

OU-styret ønsker, i henhold til foreløpig vedtatt plan, å avholde kurs i pensjon. Det avholdes tre til fire kurs i pensjon for fellesråds-/menighetsrådstilsatte i 2020.  

OU-styret ønsker, i henhold til foreløpig vedtatt plan, å avholde kurs i arbeidstid og arbeidsplanlegging. Det foreslås at det avholdes to kurs i løpet av 2020, hvorav disse kursene avholdes i Oslo og Trondheim.  

OU-styret ønsker, i henhold til foreløpig vedtatt plan, å avholde kurs i «Rammer og regler». Det foreslås at det avholdes ett kurs i 2020, ettersom det må gjøres et større revideringsarbeid.  

I henhold til sak 12/20, ble også «Introduksjonskurs for nytilsatte» foreslått tatt inn i planen.  

Vedtak:  

Plan for 2020 vedtas med de endringer som fremkommer av styrets kommentarer.   

 

OU-sak 08/20 Budsjett 2020  

Vedlegg: Foreløpig vedtatt budsjett for 2020 

Fra administrasjonens presentasjon:  

På OU-møtet 27. november 2019, ble et foreløpig budsjett for 2020 vedtatt. Styret ønsket imidlertid å revidere budsjettet i henhold til revidert plan på første møte i 2020.  

 

Kommentarer fra styret:  

OU-styret ønsker en mer detaljert oversikt over hvilke kostnadsposter driftsstyret og fagutvalgene har budsjettert med.  

Ettersom det foreløpige vedtatte budsjettet ikke hadde lagt til alle kursene i 2020, måtte budsjettet endres noe.  

OU-styret reduserer posten til inspirasjonsstipend fra 100 000,- til 80 000,-. I tillegg ble midler til stabsprosjekt nedjustert til 200 000,- i stedet for 300 000,-. Videre ble rammen til driftsstyret nedjustert med 50 000,- (fra 700 000,- til 650 000,-). Rammen til Fagutvalget for diakoni ble nedjustert med 5 000,- (fra 400 000,- til 395 000,-). OU-styret reduserer også rammen til e-læringsplattform med 50 000,- (fra 250 000,- til 200 000,-). På bakgrunn av at deltakelsen på kurset «ledelse, roller og samspill i menighetene» virker som å ha vært lavere enn antatt, nedjusterte OU-styret støtten fra 300 000,- til 170 000,-. Ettersom antall deltakere på KAs lederutviklingskurs er 18 og ikke 20 (som opprinnelig budsjettert), ble rammen nedjustert fra 180 000,- til 162 000,-.  

Det ble avsatt ytterligere 50 000,- til tillitsvalgtmidler (fra 240 000,- til 290 000,-).  

Det ble videre lagt til rammer for kursvirksomhet i henhold til plan.  

Vedtak: 

Budsjett for 2020 vedtas med endringer som følger av styrets kommentarer ovenfor.  

OU-styret ber om at det legges til en mer detaljert oversikt over fagutvalgenes budsjetterte kostnadsposter i 2020. Det legges frem et nytt budsjett med denne informasjonen på neste OU-møte.  

 

OU-sak 09/20 Komiteer – kursarbeid  

Fra administrasjonens presentasjon:   

I henhold til foreløpig vedtatt plan for OU-styrets arbeid i 2020, er det foreslått fem mulige kurs innen lov- og avtaleverk i 2020.  

Det foreslås at det, etter endelig plan er vedtatt, nedsettes komiteer bestående av to representanter fra både arbeidsgiver- og arbeidstakersiden til hvert kurs. Det foreslås imidlertid at et mulig kurs i pensjon, kun planlegges av en representant fra både arbeidsgiver- og arbeidstakersiden.  

Det foreslås at det på møtet drøftes sammensetning i komiteene.  

Kommentarer fra styret  

Det nedsettes følgende kurskomiteer til kursene i 2020:   

 

Kurs	Representanter fra arbeidstakerorganisasjonene	Representanter fra KA
Pensjon	Steinar Fuglevaag fra Fagforbundet	Mona Charlotte Sjødal
Arbeidstid og arbeidsplanlegging	Representant fra Delta    Representant fra Creo	Marianne Liaklev   Silje Letmolie Hjeldsbakken
Rammer og regler	Kai Nygård fra Fagforbundet   Leiv Sigmund Hope fra Diakonforbundet	Ingrid B. Tenfjord   Representant fra KA

OU-styret vurderer også å avholde kurs i 2020 som retter seg mot administrativt personale. KA, Fagforbundet og Delta undersøker med sine medlemmer om hvilket kompetanseutviklingsbehov målgruppen har.   

Vedtak:  

Det nedsettes følgende kurskomiteer til kursene i 2020:   

 

Kurs	Antall kurs	Representanter fra arbeidstakerorganisasjonene	Representanter fra KA
Pensjon	Tre til fire	Representant fra Fagforbundet	Mona Charlotte Sjødal
Arbeidstid og arbeidsplanlegging	To: Oslo og Trondheim	Representant fra Delta    Representant fra Creo	Marianne Liaklev   Silje Letmolie Hjeldsbakken
Rammer og regler	Ett i 2020	Kai Nygård fra Fagforbundet   Leiv Sigmund Hope fra Diakonforbundet	Ingrid B. Tenfjord   Marianne Liaklev

 

Arbeidstakerorganisasjonene og KA melder i etterkant av møtet, hvilke representanter fra arbeidstakersiden som vil sitte i komiteene til sekretær i OU-styret.  

 

OU-sak 10/20 Avklaring av fordeling av oppgaver og honorar samt deltakelse fra andre fagforeninger på OU-kurs 

 

Fra administrasjonens presentasjon:  

Viser til OU-sak 35/19 angående avklaring av fordeling av oppgaver og honorar samt deltakelse fra andre fagforeninger på OU-kurs. Styret vedtok at saken skulle tas opp igjen på første møte i 2020.  

KA hadde lagt frem et forslag til fordeling av oppgaver og honorar til kurskomiteer, se OU-sak 35/19. Det fremkom noe ulike synspunkter på forslaget fra de ulike medlemmene i OU-styret. Det ble presisert fra KA at disse kostnadene ikke ligger i de generelle overheadkostnadene (15%) som KA får fra OU-styret.  

Administrasjonen har kartlagt i hovedsak hvilke oppgaver som faller inn under overheadkostnadene. Følgende oppgaver faller inn under overheadkostandene:  

• Sekretær for OU1 styret  

• Utarbeidelse av sakspapirer   

• Referat   

• Oppfølgning av saker for OU-styret   

• Oppsett av budsjett   

• Anvise regninger (for OU1)  

• Koordinere møter, OU konsultasjon m.m.  

• Følge opp kurskomiteer  

• Delta på styremøtene, 4- 5 i året  

• Møte og koordinasjon med fagutvalg  

• Oppdatere og følge opp OU nettsiden  

• Tillitsvalgtmidler  

• utlysning  

• forslag til vedtak  

• anvise til utbetaling  

• Stipendordning   

• inspirassjonstipend  

• stabsprosjekt  

• nærværstipend  

• samlet ca 60 søknader pr. år  

• behandle og anbefalt vedtak  

• besvare  

• innhente relevante opplysninger  

• anvise til utbetaling  

• etterspørre og purre på rapporter  

• generelle spørsmål om ordningen  

• Regnskap  

• Eget prosjekt oppdelt i de ulike aktivitetene, i KAs regnskap  

• Kontrollerer at fakturaer og utbetalinger er i henhold til regnskapsloven  

• Innhente lønnsopplysninger, beregne og fakturere kontingent  

• Purring og følge opp at alt betales inn  

• Revisjon av ekstern revisor  

• Rapportere til sekretær og OU1 styret  

• Andel av kostnader til   

• regnskapssystem  

• lønnssystem  

• Annet  

• Infrastruktur for å utføre sekretæroppgavene. Alle kontorkostnader som pc, husleie, forsikringer, crm/sharepoint, office365  

• Questback til kursevaluering og stipendsøknader  

• Vikar dersom sekretær er syk/ferie    

Følgende er ikke inkludert i overhead:    

• Utvikle, forberede og gjennomføre kurs  

• Kursadministrasjon  

• Legge ut kurset for påmelding  

• Motta påmeldinger  

• Svare de påmeldte  

• Lage deltakerliste  

• Booke kurssted og evnt overnatting  

• Fakturering og purring  

• Spesiell promotering av kurs og OU ordningen   

Følgende blir ikke belastet OU ordningen    

• Deltakelse i OU styret (gjelder ikke sekretær)  

• Deltakelse i fagutvalg (gjelder ikke sekretær)  

• Komitèmøter  

Kommentarer fra styret:  

OU-styret presiserer at det ved gratis-kursene uansett vil være en kostnad. Det foreslås derfor en liten justering av teksten, se endelig tekst i vedtak.   

Vedtak:  

Ved avholdelse av kurs gis det en sum for prosjektlederansvaret som fastsettes skjønnsmessig ved oppstart, basert på en konkret vurdering av det enkelte kurs.  

Bidrag fra komitemedlemmer i forbindelse med utvikling og avholdelse av kurs, tar utgangspunkt i KAs satser for honorar for foredrag og kursvirksomhet. Ved første møte avklarer komiteen oppgavefordeling og honorar for utvikling, foredrag og kursvirksomhet. KAs satser for honorar for foredrag og kursvirksomhet inneholder forberedelsestid i beregningen.  

Dersom fagforeningene sentralt eller KA ønsker å delta på OU-kurs, utenom medlemmer av komiteen som utvikler kurset, må det være ledige plasser for dette når påmeldingsfristen er utløpt. Både KA og arbeidstakerorganisasjonene betaler 50% per deltaker av kostpris. Kurskomiteen/kursleder etablerer kontakt med disse deltakerne i forkant av kursoppstart og avtaler nærmere spilleregler for deres deltakelse under og evt. etter kurset (evaluering).  

 

OU-sak 11/20 Navnendring  

Fra administrasjonens presentasjon:  

FUM hadde i forkant av OU-møtet 27. november fremlagt et ønske om å endre navnene på fagutvalgene. Fagutvalget foreslo følgende navneendringer:  

OU-utvalg Kirkemusikk  

OU-utvalg Diakoni  

OU-utvalg Kirkelig undervisning eller: OU-utvalg Undervisning 

Styret hadde forståelse for fagutvalgets anliggende og er enige i at navnene på fagutvalgene bør endres. Styret ønsket imidlertid å ta opp saken på neste OU-møte og ville komme tilbake til fagutvalgene med eventuelle navneendringer.  

Ettersom OU-ordningene er under evaluering, jf. partssammensatt arbeid, foreslår imidlertid administrasjonen at eventuelle navnendringer, dersom ordningene blir videreført, gjøres etter tariffoppgjøret 2020 med virkning fra 2021.  

Vedtak:  

Saken tas opp igjen etter tariffoppgjøret 2020 dersom OU-ordningene blir videreført.  

 

OU-sak 12/20 Introduksjonskurs for nytilsatte  

Vedlegg: Forprosjekt «Innføringsprogram for tilsette Den norske kyrkje»  

KA la fram for OU-styret et forslag om å igangsette et forprosjekt for å vurdere behovet for – og innhold – i et modulbasert innføringsprogram for nytilsatte i Den norske kirke.  

Kommentarer fra styret:  

Styret stiller seg positive til et introduksjonskurs for nytilsatte. Styret anser dette som et godt tiltak for å beholde arbeidstakere og for å skape et godt inntrykk og forventninger til arbeidslivet i Den norske kirke.  

Kurset må ha en stor bredde, slik at det rammer alle elementer i arbeidslivet. Finansieringsmodell kan eksplisitt tas inn i mandatet.  

Styret påpeker at det er fordel at IKO informeres om prosjektet.  

Fagforbundet og Creo stiller med hver sin representant i prosjektkomiteen, samt to representanter fra KA.  

Vedtak:  

Det nedsettes en prosjektkomite, bestående av to representanter fra KA og en representant fra Fagforbundet og Creo.  

Medlemmene meldes inn til sekretær når det er avklart.