Referat OU-møte 5. mai 2020 

 

Til stede:  

Kai Tangen                                       Delta  

Arne Løseth                                     Fagforbundet 

Thor Henning Isachsen                  Creo  

Leiv Sigmund Hope                        Diakonforbundet 

 

Marit Halvorsen Hougsnæs          KA, leder  

Marianne Liaklev                            KA 

Øystein Dahle                                 KA 

Ingrid B. Tenfjord                           KA  

Silje Letmolie Hjeldsbakken         Sekretær  

 

 

Saksliste 

OU-sak 13/20 Godkjenning av innkalling og saksliste 

 

Vedtak:  

Innkallingen og saksliste godkjennes.  

 

 

OU-sak 14/20 Orienteringssaker 

• OU1-styret. Referat fra møtet 20.02.20 ligger vedlagt. Referatet ble godkjent i egen e-postrunde.  
• FUM – Fagutvalg for kirkemusikk. Referatet fra møtet 06.02.20 ligger vedlagt.  

• FKU – Fagutvalg for kirkelig undervisning. Referatet fra møtet 24.02.20 ligger vedlagt.  
• Om arbeidet i FKU og i FUM nå i perioden med lock down (skrevet av sekretær for utvalgene): 

Aprilmøtene i FKU og FUM ble avlyst på grunn av koronapandemien. 
Sekretær og leder i begge utvalgene, har hatt tett og løpende kontakt, særlig rundt håndtering av stipendsøknader og vurderinger rundt avlysning/utsettelser av konkrete kompetansetiltak i 2020. 
Vi satser på å gjenoppta arbeidet som normalt, og neste møter er 04.06 (FUM) og 03.06 (FKU). Kommende møter vil skje digitalt, dersom det ikke er mulig å møtes fysisk. Utvalgene er enige i at sekretær og leder må ha løpende kontakt så lenge vi er denne unntakstilstanden.   

• Driftsstyret for Kirketjener- og gravplass-skolen. Referatet fra møtet for komité for fagdager kirketjenere 12.02.20 ligger vedlagt.  
• OU2-styret. Referatet fra møtet 10.02.20 ligger vedlagt.  

• Oppdatering om e-læring i forbindelse med arbeidstid på leir  
• Oppdatering om kurs i pensjon  
• Oppdatering om kurs i arbeidstid  
• Oppdatering om kurs i rammer og regler  
• Oppdatering om kurs for nytilsatte  

 

Kommentarer fra styret:  

Sekretær har ikke fått informasjon om hvilken representant Creo vil bistå med i arbeidet med kurs for nytilsatte. Thor Henning Isachsen undersøker hvilken representant Creo vil komme med til komitèen.  

 

Vedtak: 

Sakene tas til orientering. 

 

OU-sak 15/20 Regnskapsrapport pr. 21.04.2020 

Vedlegg: Regnskapsrapport pr. 21.04.2020 

 

Fra administrasjonens presentasjon:  

Fagutvalgenes drift og planlagte kurs i OU har blitt påvirket av koronasituasjonen, slik at foreløpig forbruk er lavere enn budsjettert.  

 

Fagutvalgene og driftsstyret har ikke hatt nytt møte etter budsjettjusteringene på forrige OU-møte. Summen (står som SUM i rapporten) for fagutvalgene er korrekt etter nytt budsjett, men budsjettpostene (altså det som står over SUM i rapporten) er etter gammelt vedtatte budsjett i fagutvalget og driftsstyret.  

 

Kommentarer fra styret:  

Koronasituasjonen har forårsaket endringer i OU-styrets arbeid, som igjen har ført til at budsjettet for 2020 bør revideres. Budsjettet revideres på neste OU-møte.  

 

Vedtak: 

Regnskapsrapporten tas til orientering.  

 

OU-sak 16/20 Stipender  

Vedlegg:  

1. Søknader inspirasjonsstipend  

1. Oversikt søknader inspirasjonsstipend  

1. Søknader stabsprosjekt  

1. Oversikt søknader stabsprosjekt  

1. Notat fra innstillingskomitéen  

 

Fra administrasjonens presentasjon: 

Det er kommet inn 7 søknader på inspirasjonsstipend. I 2019 søkte 12 arbeidstakere på inspirasjonsstipend.  

 

Søknadene er vedlagt, og her er en overordnet oversikt over søknadene, samt innstillingskomitéens forslag til fordeling:  

 

 

Nr.	Søker	Tiltak	Søknadsbeløp	Forslag til fordeling
1	Heidi H. Vollen	Videreutdanning på VID	10 000,-	Sendt til FKU for behandling
2	Peter Vang	Deltakelse på Nordisk kirkemusikksymposium	10 000,-	Sendt til FUM for behandling
3	Kai Øystein Olsen	Deltakelse på Gravplasskolen modul 2	10 000,-	10 000,-
4	Ingeling Hatteland Nordbakken	Videreutdanning i livsstyrketrening	10 000,-	Sendt til FUD for behandling
5	Ingebord Krager, Gunther Theiss og Øyvind Justnes Andersen	Deltakelse på novemberkonferansen 2019	15 000,-	15 000,-
6	Maria Daniela Raasch og Wolfgang Schmitt	Deltakelse på Nordisk kirkemusikksymposium	15 000,-	Sendt til FUM for behandling
7	Hans Roar Aas	Master i Verdibasert ledelse	10 000,-	10 000,-
SUM			80 000,-	35 000,-

 

Det er kommet inn 12 søknader om støtte til stabsprosjekt. I 2019 søkte 33 på støtte til stabsprosjekt.  

 

Søknadene er vedlagt, og her er en overordnet oversikt over søknadene, samt innstillingskomitéens forslag til fordeling:  

 

 

Nr.	Søker	Stabsprosjekt	Søknadsbeløp	Forslag til fordeling
1	Asker kirkelige fellesråd	Administrative fellestjenester: grunnopplæring i Den norske kirke	25 000,-	25 000,-
2	Hauketo menighet	Strategisamling for stab og menighetsråd	5 000,-	5 000,-
3	Forsand sokn	Studietur til Carlisle	10 000,-	10 000,-
4	Enebakk sokn	Bli kjent med retreat	20 000,-	20 000,-
5	Karmøy kirkelige fellesråd	Stabstur til Israel	30 000,-	Tas opp til ny vurdering
6	Øksnes sokn	Stabsreise for stabsutvikling og virksomhetsplan	25 000,-	25 000,-
7	Jar menighet	Stabstur Edinburgh	10 000,-	10 000,-
8	Drammen kirkelige fellesråd	Strategisamling med fokus på menighetsvekst og styring av frivillighetsarbeid	15 000,-	15 000,-
9	Smøla kirkelige fellesråd	Stiftsdager i Møre bispedømme	16 990,-	16 990,-
10	Birkenes kirkelige fellesråd	Stabstur til Danmark	20 000,-	20 000,-
11	Bergen kirkelige fellesråd	Studietur til Stockholm	20 000,-	20 000,-
12	Fredrikstad kirkelige fellesråd	Stabstur til Wittenberg	25 000,-	25 000,-
SUM			221 990,-	191 990,-

 

Flere av tiltakene det er søkt om støtte til, vil/er trolig påvirket av koronasituasjonen og blir/er muligens avlyst. Administrasjonen foreslår at det bes om en bekreftelse om at tiltakene vil gjennomføres, og at midlene utbetales når det gis en bekreftelse på at tiltaket vil bli gjennomført. Administrasjonen foreslår at midlene utbetales også om prosjektet vil bli gjennomført i 2021.   

 

Kommentarer fra styret:  

Styret foreslår at styret tar kontakt med Karmøy kirkelige fellesråd om bakgrunnen for at staben vil reise til Israel, til tross for at en av arbeidstakerne ikke ønsker å delta (pga. flyreise), og at støtten tas opp til ny vurdering per epost.  

 

Styret foreslår også at støtte til tilsvarende opplegg innlands vil opprettholdes.  

 

Vedtak:  

Innstillingskomitéens forslag til fordeling vedtas, med forbehold til søknad 5. Sekretær tar kontakt med fellesrådet og forhører seg om bakgrunnen for at fellesrådet vil opprettholde stabstur til tross for at en av arbeidstakerne ikke ønsker å delta. Støtten til Karmøy kirkelig vurderes på nytt etter at sekretær har avklart bakgrunnen for søknaden.  

 

Ved tilsvarende opplegg for stabsprosjekt innlands, opprettholdes støtten.   

 

OU-sak 17/20 OU-konsultasjon  

På OU-møtet 20.02.2020 ble det nedsatt en komité som skulle arbeide med OU-konsultasjonen 2020. Opprinnelig plan er å avholde konsultasjon 16. (eventuelt til 17.) september.  

 

På bakgrunn av koronasituasjonen har ikke komitéen startet sitt arbeid. Administrasjonen ønsker å avklare om OU-styret ønsker å opprettholde dato for konsultasjon eller om styret ønsker å utsette konsultasjonen til senere i 2020, eventuelt til 2021. Administrasjonen foreslår at konsultasjonen flyttes til november 2020. 

 

Kommentarer fra styret:  

Det foreslås at konsultasjonen avholdes som en dagskonsultasjon.  

 

Det foreslås at konsultasjonen avholdes 26. november. Det foreslås at det blir avholdt en julemiddag i etterkant av konsultasjonen. Dette avklares på neste OU-møte.  

 

Vedtak:  

OU-konsultasjonen flyttes til november 2020, fortrinnsvis 26. november.   

 

OU-sak 18/20 Kursavholdelse 2020 

Vedlegg: Plan for OU-styrets arbeid 2020 

 

Fra administrasjonens presentasjon:  

Det ble på forrige OU-møte planlagt at OU-styret skulle avholde kurs i pensjon, arbeidstid og “rammer og regler”. På bakgrunn av koronasituasjonen har ingen av kurskomitéene fastsatt tidspunkt for kursene.  

 

I den forbindelse er spørsmålet om OU-styrets plan for 2020 må endres, og/eller om flere av disse kursene kan lanseres på nett, se OU-sak 20/20. 

 

Kommentarer fra styret:  

Styret foreslår at kursene i pensjon gjennomføres. Styret foreslår at det gjennomføres som et digitalt kurs.  

 

Styret opplever det som hensiktsmessig at “Rammer og regler” gjennomføres som et fysisk kurs. Styret foreslår at kurset utvikles i 2020, men at første kurs avholdes i 2021.  

 

Styret foreslår at det enten utarbeides et webinar i arbeidstid som avholdes høsten 2020, eller avholdes et fysisk kurs i løpet av 2020. OU-styret gir komitèen som utarbeider kurset myndighet til å beslutte hvorvidt de ønsker å avholde kurset som et fysisk eller webinar.  

 

Vedtak:  

OU-finansierte kurs i løpet av 2020 avholdes i henhold til det som fremkommer av kommentarene fra styret.  

 

OU-sak 19/20 Kurs for administrativt personell  

Vedlegg: Kvalitativ undersøkelse av behov for kompetanseheving 

 

Fra administrasjonens presentasjon:  

På OU-møtet i februar ble styret enige om å undersøke hvilke kompetansebehov administrativt personell i menighetsrådene/fellesrådene har. KA, Fagforbundet og Delta skulle foreta en kvalitativ undersøkelse med sine medlemmer om dette. Det fremgår av vedlegget hvilke tilbakemeldinger gruppen fikk.  

 

Administrasjonen foreslår at det nedsettes en komité, bestående av to representanter fra KA og to fra arbeidstakerorganisasjonene, som utarbeider et kurs rettet mot administrativt personell i menighetsråd/fellesråd. Det foreslås at arbeidet påbegynnes i 2020 og at eventuelt webinar/e-læring eller fysisk kurs avholdes i 2021.  

 

Kommentarer fra styret:  

Styret foreslår at det lages et digitalt undervisningsopplegg som legges ut på nett. Det foreslås at kurset deles inn i moduler med ulike temaer, slik at deltaker selv kan velge hvilke moduler de ønsker å delta på. 

Styret foreslår at arbeidsgruppen får frie tøyler til utviklingen av kursene.  

 

Styret foreslår at det eventuelt kan leies inn noen som kan gjøre det litt mer omfattende og faglig jobb.  

Det er også muligheter for en kombinasjon av det nettbaserte opplegget og en årlig samling. 

 

En får prosjektlederansvar for prosjektet, som kjenner arbeidshverdagen til de dette gjelder.  

 

KA og arbeidstakerorganisasjonene finner eventuelle kandidater som kan inngå i dette prosjektet.  

 

Det foreslås at arbeidet startes i 2020, men at modulene/kurset/kursene avholdes i 2021.  

 

Vedtak: 

Det nedsettes en komité som utarbeider et kurs knyttet til administrativt personell. Komitéen består av to representanter fra KA og to fra arbeidstakerorganisasjonene.  

 

Arbeidet med utarbeidelse av kurset påbegynnes i 2020, men kurset avholdes i 2021.  

 

 

OU-sak 20/20 Læringsplattform for e-læring 

Vedlegg: Tilbud om e-læringsmodul  

 

Fra administrasjonens presentasjon:  

OU-styret har fremmet et ønske om å undersøke mulige e-læringsmoduler. E-læring er nettbasert læring der læringsinnholdet er tilgjengelig over internett ved bruk av tekst, bilder, videoer osv.  

 

Administrasjonen har funnet en e-læringsmodul som kan være interessant. Leverandøren av modulen er Norsk Interaktiv. Selskapet har blant andre Posten Norge, Høyre, NSB, Norgesgruppen, Torghatten-konsernet, Skan-kontroll, Elkjøp og Redningsselskapet på kundelisten. 

 

“Vi har den pedagogiske kompetansen, læringsplattform / LMS og de kreative kreftene som skal til for å lage effektive nettkurs”, skriver selskapet om seg selv. 

 

E-læringsmodulen gir mange muligheter og ulike kostnadsfordelinger. Kostnadene er inndelt i to kostnader igjen: “leie” av plattform og utviklingskostnader.  

 

OU vil betale 39 000,- for å “leie” plass til sammenlagt 100 deltakere på plattformen i løpet av 12 måneder. En bruker er en som deltar på et kurs. Det er mulig å oppjustere antall brukere til enhver tid, men da vil leiekostnadene for plattformen økes.  

 

I tillegg til leien, kommer det utgifter til utvikling og formatering av prosjekt inn i system. Denne kostnaden avhenger av hvor komplisert og stort kurs/e-læringsmodul man ønsker, da det her betales for antall “konsulenttimer” Norsk interaktiv bruker.  

 

Systemet til Norsk interaktiv er et system som flere andre leverandører av e-læring bruker. Dette innebærer at kursene som lages, kan eksporteres til andre e-læringsleverandører.  

 

Administrasjonen foreslår at det opprettetes et prosjekt for å finne en leverandør av e-læringsmodul. Det foreslås at kommunikasjonsavdelingen i KA undersøker også andre mulige e-læringsmoduler og at OU-styret gir kommunikasjonsavdelingen mandat til å inngå avtale med virksomhet om e-læringsmodul.  

 

Det er avsatt 200 000,- til e-læringsmodul i 2020. Det foreslås at kommunikasjonsavdelingen gis mandat til å etablere en e-læringsmodul for inntil 100 000,-, inkludert “leie” av plattform og etableringsavgift. Prosjektet vil trolig medføre en ukes arbeid. Av de avsatte 200 000,-, vil kommunikasjonsavdelingen få betalt for arbeidet som avsettes til prosjektet, oppad avgrenset til fem virkedager. Dersom arbeidet skulle overstige fem virkedager, vil OU-styret informeres.  

 

I tillegg foreslår administrasjonen at det eventuelle introduksjonskurset for nyansatte i menighetsråd/fellesråd, gjøres til OU sitt pilotprosjekt for e-læring. Slik at dette kurset utarbeides for e-læring.  

 

OU-sekretær og kommunikasjonsrådgiver Helge Solberg Mathisen deltok på et kundemøte med Norsk interaktiv. Helge Solberg Mathisen vil delta under saksfremleggelsen i møtet.  

 

Kommentarer fra styret:  

Styret stiller seg positive til at det nedsettes et prosjekt som ser nærmere på hvilken nettbasert læringsplattform som vil passe styrets arbeid. Styret foreslår at det utvikles en form for kravspesifikasjon til plattformen. Styret legger vekt på pris.  

 

Det må stilles krav om at den elæringsplattformen vi velger må være responsiv/adaptivt. 

 

Styret ønsker gjerne en plattform som gir muligheter for å ha direktesendte kurs, der det er mulighet for å kunne ha dialog mellom deltakere og kursholder. Dernest ønsker de også å ha muligheter til å legge ut kurs som deltaker kan delta på når den selv måtte ønske det. I tillegg ønsker de gjerne muligheter til at deltaker må besvare spørsmål eller kunne levere oppgaver på plattformen.  

 

Styret ønsker at introduksjonskurset vil bli OU-styrets pilotprosjektet på e-læring.  

 

Vedtak:  

Det opprettes et prosjekt med formål å undersøke og inngå avtale med virksomhet om e-læringsmodul for OU-styret. Kommunikasjonsavdelingen i KA er prosjektleder for prosjektet. Prosjektleder gis mandat til å inngå avtale med virksomhet om e-læringsmodul for inntil 100 000,-.  

 

Det utvikles et introduksjonskurs for nyansatte i menighetsråd/fellesråd. Dette kurset skal være styrets pilotprosjekt på e-læring.  

 

OU-sak 21/20 Tillitsvalgtmidler  

Vedlegg:  

1. Forslag til utlysning av tillitsvalgtmidler 2020  

1. Forslag til utlysning av tillitsvalgtmidler 2021  

 

Fra administrasjonens presentasjon:  

På OU-møtet i februar ble det vedtatt at det skal lyses ut tillitsvalgtmidler for 2020 og 2021 med søknadsfrist 15. november.  

 

OU-styret ønsker å etablere en rutine der det søkes om tillitsvalgtmidler i forkant av det året opplæringen skal gjøres. I 2020 gis det støtte med tilbakevirkende kraft. Søknadene for 2021 sendes inn 15. november og behandles endelig på første møte neste år. 

 

I mailen med utlysningene opplyses det om at OU-styret vil etablere en ny rutine med å søke om tillitsvalgtmidler for året som kommer, men at arbeidstakerorganisasjonene i 2020 skal søke for både 2020 og 2021.  

 

Kommentarer fra styret:  

Endelig budsjettramme for midlene for 2021 vil bli avklart på et senere tidspunkt. Utlysningen for midler for 2021, vil derfor endres til at endelig budsjettramme for midlene for 2021 ikke er avklart.  

 

Det kan også søkes om støtte til digitale opplæringstiltak, men det presiseres ikke i utlysningen.   

 

Vedtak:  

Forslag til utlysninger vedtas med de endringer som fremkom av kommentarene fra styret.  

 

 

OU-sak 22/20 Nytt medlem av FKU  

 

Fra administrasjonens presentasjon:  

Øystein Dahle, KAs representant i Fagutvalget for kirkelig undervisning, har trukket seg fra utvalget. I den anledning har KA funnet en ny kandidat.  

 

KAs forslag til representant i fagutvalget er Christfried Kaul. Kaul er kirkeverge i Ulstein sokn og er utdannet kateket. Fagutvalget skal velges på nytt for perioden 2021-2023. Det foreslås derfor at Kaul velges som representant ut 2020.  

 

Vedtak: 

Christfried Kaul velges som representant i Fagutvalget for kirkelig undervisning ut 2020.  

 

OU-sak 23/20 Eventuelt  

Det har i den siste tiden vært en stor oppblomstring av kreative løsninger i forbindelse med gudstjenester, trosopplæring osv. Ved det har det også, slik styret ser det, oppstått et behov for kursing til å bruke elektroniske virkemidler på en god måte. I etterkant av koronakrisen foreslår styret at man bearbeider og foredler ting man har lært i løpet av perioden.  

 

Det tas en samtale på neste møte der det reflekteres over hvordan det arbeides med dette. Styret foreslår også at et eventuelt prosjekt utarbeides i samarbeid med OU2-styret.  

 

Vedtak: 

Saken tas opp på neste OU-møte.